Langkah-Langkah dalam pelaksanaan Audit Internal ISO 9001
Banyak perusahaan melihat proses Internal Audit sebagai bentuk kejahatan yang diperlukan yang mereka butuhkan untuk bertahan dalam registrasi ISO 9001. Paling-paling, mereka pikir itu adalah usaha duplikat dari registrar, tidak menyadari bahwa Internal Audit bisa jauh lebih efektif karena terlihat pada proses yang lebih sering dan lebih mendalam daripada registrar memiliki waktu untuk. Paling buruk, Auditor Internal dilihat sebagai semacam kekuatan internal polisi bahwa yang terbaik adalah untuk melindungi diri terhadap dengan menyembunyikan data penting atau langsung menyesatkan dengan informasi palsu.
Langkah-langkah dalam Audit internal
Sebagai pemilik proses, proses Internal Audit dapat menjadi cara terbaik untuk mendapatkan pandangan dari orang luar, yang dapat secara langsung melihat proses Anda dan membantu mengidentifikasi area mana saja yang diperlukan perbaikan, atau membantu Anda merampingkan proses untuk berjalan lebih baik, lebih cepat atau lebih efisien. Berikut adalah lima langkah utama dalam proses Audit Internal dan bagaimana langkah-langkah tersebut dapat digunakan oleh pemilik proses internal dalam meningkatkan proses mereka.
1) Perencanaan Jadwal Audit. Bagian terpenting dari suatu proses Audit yang baik adalah memiliki Jadwal Audit yang tersedia untuk membiarkan semua orang tahu kapan setiap proses akan diaudit selama siklus yang akan datang (biasanya jadwal tahunan). Jika Anda tidak memiliki rencana audit dan melakukan audit secara mendadak, hal itu seperti memberikan kesan bahwa manajemen “sudah tidak percaya lagi dengan karyawannya.” Dengan menerbitkan jadwal audit, kesan yang disampaikan adalah bahwa auditor datang untuk membantu pemilik proses untuk melakukan perbaikan. Hal ini dapat memungkinkan pemilik proses untuk menyelesaikan perbaikannya sebelum audit dilakukan, sehingga mereka mendapat informasi berharga tentang hasil pelaksanaan perbaikan yang telah mereka lakukan, atau meminta auditor untuk fokus membantu mengumpulkan informasi untuk melakukan perencanaan improvement di area lainnya.
2) Perencanaan Proses Audit. Langkah pertama dalam perencanaan audit adalah mengkonfirmasi dengan pemilik proses kapan audit akan dilakukan. Rencana diatas lebih kepada pedoman seberapa sering proses akan diaudit dan kapan kira-kira akan dilakukan, tetapi dengan mengkonfirmasi memungkinkan auditor dan pemilik proses untuk berkolaborasi dalam menentukan waktu terbaik dan secara bersama-sama meninjau proses yang ada. Auditor dapat meninjau hasil audit sebelumnya dan melihat apakah ada tindak lanjut yang diperlukan pada komentar atau masalah yang sebelumnya ditemukan, dan ketika pemilik proses dapat mengidentifikasi daerah yang perlu perbaikan maka auditor dapat melihat dan membantu pemilik proses untuk mengidentifikasi informasi yang diperlukan. Sebuah rencana audit yang baik dapat memastikan bahwa pemilik proses akan mendapatkan nilai tambah dari proses audit yang dilakukan.
3) Melakukan Audit. Audit dimulai dengan pertemuan auditor dan pemilik proses untuk memastikan bahwa rencana audit selesai dan siap. Maka ada banyak jalan bagi auditor untuk mengumpulkan informasi selama audit: meninjau catatan, berbicara dengan karyawan, menganalisis data dari proses kunci atau bahkan mengamati proses secara langsung. Fokus dari kegiatan ini adalah untuk mengumpulkan bukti bahwa proses ini berfungsi seperti yang direncanakan dalam SMM, dan efektif dalam menghasilkan output yang dibutuhkan. Salah satu hal yang paling berharga yang auditor dapat lakukan untuk pemilik proses, tidak hanya untuk mengidentifikasi area-area yang tidak berfungsi dengan baik, tetapi juga untuk menunjukkan proses mana saja yang dapat berfungsi lebih baik jika dilakukan perubahan.
4) Pelaporan Audit. Pertemuan penutupan dengan pemilik proses adalah suatu keharusan untuk memastikan bahwa aliran informasi tidak tertunda. Pemilik proses ingin tahu apakah ada kelemahan yang perlu ditangani, dan juga untuk mengetahui jika ada proses yang bisa di Improve. Ini harus diikuti dengan catatan tertulis sesegera mungkin untuk memberikan informasi dalam format yang lebih permanen untuk membuat tindak lanjut dari informasi tersebut. Dengan mengidentifikasi tidak hanya area-area yang tidak sesuai dengan proses, tetapi juga area positif dan area yang memiliki potensi untuk improvement, pemilik proses akan mendapatkan nilai tambah yang lebih baik dari Internal Audit yang dilakukan, dengan melakukan perbaikan proses dari informasi tersebut.
5) Tindak lanjut atas Masalah atau Perbaikan yang ditemukan. Seperti banyak standar manajemen mutu, tindak lanjut merupakan salah satu langkah penting. Jika masalah telah ditemukan dan tindakan lanjut perbaikan telah dilakukan, lalu memastikan bahwa temuan tersebut telah diperbaiki dan itumerupakan kunci dari perbaikan. Jika improvement telah selesai dilakukan, kemudian proses berikutnya adalah melihat berapa banyak proses telah meningkat dari sebelumnya.
Fokus pada perbaikan proses untuk mendapatkan hasil maksimal dari Internal Audit
Dengan menggunakan proses Internal Audit untuk fokus pada membantu untuk meningkatkan proses, dan bukan hanya untuk menjaga kepatuhan, perusahaan dapat melihat nilai lebih dari audit. perbaikan proses adalah salah satu elemen kunci dari sebuah Sistem Manajemen Mutu ISO9001, dan harus menjadi salah satu motivator utama dari perusahaan yang ingin menerapkan dan memelihara SMM yang baik. Proses perbaikan tidak hanya membantu dengan efisiensi, tetapi menghemat waktu suatu
Dikutip dari artikel
Five main Steps in ISO 9001 Internal Audits by Mark Hammar
Published at :